Prefeitura irá instalar arquivo unificado central de documentos

Todo o arquivo permanente da Prefeitura de Canoas será reunido em um único espaço, na rua Olavo Ferreira, atrás da Estação Rodoviária. Hoje, os documentos estão espalhados pela Administração, o que prejudica a consulta. O objetivo, de acordo com a Secretaria de Planejamento e Gestão (SMPG), é tornar o arquivo mais acessível aos servidores públicos e à população. A previsão do secretário adjunto, José Augusto Zanirati, é que em 45 dias o espaço esteja pronto para atender ao público.

Zanirati afirma que todos os documentos que já estão sendo transferidos para o arquivo central passarão por uma comissão. "Todo o material será reunido, tratado e classificado. Além disso, os documentos serão submetidos à tabela de temporariedade, ou seja, será verificado por quanto tempo o documento precisa ser arquivado. Em alguns casos, o material tem funcionalidade por 80 anos. Em outros, o documento perde sua razão de ser em um ano", explicou.

O local está sendo preparado para receber o arquivo da Prefeitura. Segundo o secretário, o espaço passa por uma avaliação para saber o tipo de prateleira que será usado, a fim de garantir a segurança dos servidores. "É um processo lento, mas que não inviabilizará o acesso aos documentos", salientou. O controle do arquivo central será feito por duas secretarias: a SMPG e a da Fazenda.

Gestão horizontal

A Prefeitura de Canoas está implantando na Administração uma gestão horizontal, a partir da criação dos Agentes de Planejamento Setorial (APSs). Eles são responsáveis pela mediação entre as secretarias municipais e a SMPG. "Estas pessoas estão recebendo treinamento para poder orientar os servidores de cada secretaria sobre os procedimentos envolvendo, por exemplo, as questões orçamentárias e recursos humanos".

Os APSs irão dialogar permanentemente com a SMPG. "É uma maneira de fazer com que a informação chegue de forma unificada", sintetizou. O primeiro treinamento ocorreu no final de abril e serviu para destacar o papel dos APSs e o início da informatização do Diário Oficial.